Архівний відділ

Архівний відділ надає послуги юридичним та фізичним особам з депонованого (платного) зберігання документів на умовах визначених Договором відповідального зберігання, згідно чинного законодавства

За рішенням Берестинської міської ради, на умовах визначених Договором відповідального зберігання, у відповідності до чинного законодавства України, Архівним відділом можуть надаватися послуги з поза офісного (безоплатного) зберігання архівних документів.

Архівний відділ виконує запити соціально-правового характеру щодо підтвердження чи встановлення трудового стажу та заробітної плати.

Запит фізичної особи соціально-правового характеру може стосуватися самого (ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

У Архівному відділі здійснюють виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.

Формою відповіді на запити є архівна довідка або архівний витяг чи архівна копія (якщо цього потребує запит).

Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання архівних довідок судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно.

Виконання запитів юридичних осіб здійснюють у строки, встановлені законодавством. Першочергово виконуються запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги. Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації.

У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками) строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації.

Строк виконання продовжують за рішенням начальника Архівного відділу, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Непрофільний запит впродовж п’яти днів з дати його реєстрації в архіві пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.

Усі запити, що надійшли до Архівного відділу (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі), підлягають обов’язковому розгляду за винятком анонімних запитів.

Працівники Архівного відділу відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.

До уваги громадян!

Видача архівних довідок та відповідей у Архівному відділі відбувається згідно «Правил роботи архівних установ України», затверджених наказом Міністерства юстиції України 08.04.2013 № 656/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

Отримати відповідь на запит можливо за встановленим порядком:

Заявникові особисто, за умови пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.

1.1. Уповноваженій заявником особі – за попередньою домовленістю або за наявності оформленої в установленому законодавством порядку довіреності.

1.2. Отримувач розписується на копії архівної довідки із зазначенням дати отримання документа;

Відправлення архівних довідок поштою здійснюється за рахунок отримувача.
Електронною поштою, за вказаною електронною адресою.

3.1. Електронна пошта, надіслана з доменів: @mail.ru, @mail.ua, @list.ru, @yandex.ru, @yandex.ua, @rambler.ru, @_________.ru НЕ ПРИЙМАЄТЬСЯ.

Начальник Архівного відділу

Костянтин ФРОЛОВ